Положення

про відділ загальної та архівної роботи

Попівської сільської ради

1. Загальні положення

1. Відділ загальної та архівної роботи Попівської сільської ради (далі - відділ) є структурним підрозділом апарату Попівської сільської ради для забезпечення організаційно–технічної роботи з документами та централізованого тимчасового зберігання архівних документів.

2. Відділ є підконтрольним та підзвітним сільській раді, підпорядкований виконавчому комітету сільської ради, сільському голові, заступникам сільського голови.

3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про архів, рішеннями сільської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями та дорученнями сільського голови, цим Положенням.

2. Основні завдання та повноваження відділу

2.1. Основними завданнями відділу є:

- документаційне та організаційно-технічне забезпечення діяльності керівництва, апарату виконавчого комітету сільської ради;

- організація єдиної системи діловодства у виконавчому апараті сільської ради;

- здійснення контролю за строками проходження і виконання документів, надання методичної і практичної допомоги з цих питань відділам та іншим структурним підрозділам виконавчого комітету сільської ради;

- прийом, реєстрація та облік рішень виконавчого комітету сільської  ради, розпоряджень сільського голови з основної діяльності;

- складання зведеної  номенклатури справ виконавчого комітету сільської ради;

- організація особистого прийому громадян, робота зі зверненнями громадян;

- сприяння реалізації державної політики у сфері забезпечення доступу до публічної інформації;

- приймання від структурних підрозділів та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;

- забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться;

- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії Попівської сільської ради проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);

- організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до вимог чинного законодавства України;

- додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

2.2. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

- здійснює ведення діловодства в апараті виконавчого комітету Попівської сільської ради з питань документно-технічного забезпечення;

- приймає, реєструє, передає на розгляд керівництву сільської ради, розмножує, розсилає вхідну і вихідну кореспонденцію, рішення виконавчого комітету та рішення сільської ради,  розпорядження сільського голови, інші документи виконавчого комітету сільської ради;

- здійснює контроль за строками проходження і виконання документів, а також за відповідністю форм виконання вимогам документів та резолюціям керівництва сільської ради;

- надає організаційно-методичну допомогу в роботі з документами;

- розробляє і вносить на розгляд голови сільської ради, його заступників, керуючого справами виконавчого апарату проекти інструкцій з питань діловодства у виконавчому апараті сільської ради, номенклатури справ;

- надає для оприлюднення на офіційному веб-сайті рішення, та проекти рішень виконавчого комітету та сесії сільської ради, розпорядження сільського голови, порядок денний сесії сільської ради;

- здійснює оформлення протоколів пленарних засідань ради і засідань президії;

- забезпечує облік, своєчасне опрацювання та розгляд в сільській раді Законів України, Постанов Верховної Ради України, Указів та Розпоряджень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, рішень обласної ради, розпоряджень обласної державної адміністрації;

- забезпечує організацію, проведення та облік особистого прийому громадян;

- здійснює організаційне забезпечення діяльності ради щодо своєчасного і кваліфікованого розгляду заяв, скарг та пропозицій громадян, підприємств, установ, організацій та інших юридичних осіб згідно вимог Указу Президента України від 7 лютого 2008 року  № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування»;

 - забезпечує розгляд, опрацювання, облік, систематизацію, аналізування та здійснення контролю за наданням відповідей на публічні запити в порядку та в строки, визначені Законом України «Про доступ до публічної інформації»;

- складає зведену номенклатуру справ ради, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ;

- організовує роботу поточного архіву апарату виконавчого комітету сільської ради, забезпечує проведення експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі для передачі на державне зберігання, готує і передає справи на зберігання відповідно до Положення про Державний архівний фонд України та інших нормативних документів з архівної справи;

-  веде облік документів, що зберігаються в архіві;

- забезпечує вирішення господарських питань по сільській раді;

- забезпечує виконання друкарських  та копіювальних робіт у сільській раді;

- відділ при вирішенні питань, які належать до його відання, взаємодіє з відділами ради та іншими структурними підрозділами виконавчого комітету ради, підприємствами, установами, організаціями і громадянами.

 3.Права відділу

3.1. Відділ має право:

- вносити на розгляд голови сільської ради проекти розпоряджень, доповідні записки, пропозиції з питань, що віднесені до компетенції відділу;

- знайомитись зі станом діловодства у відділах сільської ради і її виконавчого комітету та надавати допомогу з цих питань;

- запрошувати відомості стосовно питань, які віднесені до компетенції відділу, та матеріали, які необхідні для удосконалення форм і методів роботи;

- за погодженням з керуючим справами виконавчого комітету залучати спеціалістів відділів, управління та інших виконавчих органів сільської ради для вирішення питань, пов'язаних з виконанням покладених на відділ завдань;

- одержувати у встановленому порядку від відділів апарату виконавчого комітету, структурних підрозділів сільської ради дані, документи, матеріали, інформацію, необхідні для використання в роботі та виконання покладених на відділ завдань;

- повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановлених норм;

- брати участь у заходах за дорученням керівництва виконавчого комітету ради;

- брати участь у нарадах та інших заходах, що проводяться у виконавчому комітеті ради;

4. Керівництво відділом

4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду на конкурсній основі та звільняється з посади сільським головою;

4.2. Начальник відділу:

- здійснює загальне керівництво діяльністю відділу;

- розподіляє обов’язки між працівниками відділу, очолює і контролює їх роботу;

- контролює стан трудової та виконавчої дисципліни у відділі;

- координує роботу відділу з іншими виконавчими органами сільської ради;

- здійснює планування роботи відділу;

- бере участь у засіданнях сільської ради, виконавчого комітету, нарадах сільського голови у разі розгляду питань, що стосуються компетенції відділу;

- виконує інші доручення керівництва виконавчого комітету сільської ради, пов’язані з діяльністю відділу.

5. Заключні положення

5.1.  Попівська сільська рада створює умови для нормальної роботи відділу, підвищення кваліфікації працівників відділу, забезпечує їх приміщенням, телефонним зв’язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями зберігання документів, а також законодавчими та іншими нормативними актами і довідковими матеріалами з питань, які відносяться до компетенції відділу;

5.2. Ліквідація і реорганізація відділу проводиться Попівською сільською радою в порядку, встановленому чинним законодавством України.

5.3. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому згідно чинного законодавства України.